» 5.1 Ciclos da Implantação

Com o objetivo de tornar o processo de implantação o mais suave possível, a GENS aplica uma proposta de implantação gradativa e que reduz drasticamente os riscos de um processo que pode envolver todos os setores da organização. A implantação em ciclos também permite que os recursos do projeto tenham uma utilização otimizada, pois será possível adotar uma estratégia de implantação cíclica, ou seja, enquanto parte da equipe está implantando um ciclo do projeto, outra parte da equipe está planejando o próximo ciclo.

Abaixo descrevemos os principais ciclos de implantação:

Ciclo de Definições Estratégicas

O primeiro passo para que um processo de implantação seja um sucesso é procurar entender as necessidades, motivações e objetivos das organizações envolvidas no projeto. Através destas informações será possível planejar uma implantação que atenda às expectativas e que traga resultados palpáveis e alinhados com os interesses. A fase de definições estratégicas busca identificar exatamente os pontos mais relevantes e fazer com que estes pontos sejam sempre contemplados durante todo o processo de implantação.

Ciclo Intermediários de Implantação dos Módulos do Sistema

Os ciclos intermediários consistem na montagem dos cadastros e instalação dos principais módulos do Personal Med, configurando o sistema para a realidade da organização e suas definições estratégicas.

Ciclo dos Indicadores, Relatórios e Estatísticas

Este ciclo consiste na implantação e treinamento no uso do Gerador de Relatórios, a configuração do Painel de Indicadores e a elaboração das rotinas estatísticas da organização que tem como objetivo oferecer aos gestores as informações necessárias para a gestão.

» 5.2 Fases de cada Ciclo de Implantação

Cada ciclo de implantação tem fases a serem seguidas. Estas fases buscam garantir a implantação de cada ciclo com o menor impacto às rotinas do dia a dia, através de ações de planejamento e contingência. Abaixo, descrevemos suscintamente as fases inseridas em cada ciclo:

Fase 1 – Análise de Aderência

A fase de análise de aderência busca identificar os pontos conflitantes entre os processos atuais dos setores da organização e os processos do Sistema Personal Med. Através desta análise é possível identificar antecipadamente as mudanças necessárias nos processos ou as customizações necessárias no sistema.

Fase 2 – Treinamentos

Os treinamentos são um dos pontos mais críticos de um ciclo de implantação, pois tem diversos fatores que podem interferir na absorção dos conhecimentos que serão passados para cada usuário. Por este motivo é imprescindível planejar detalhadamente o treinamento para identificar bastante cedo a ações que deverão ser tomadas para que a passagem do conhecimento tenha um alto nível de absorção. Os treinamentos são divididos da seguinte forma:

Fase 3 – Preparação dos Cadastros

A fase de preparação dos cadastros deverá ser feita após os usuários estarem aptos a utilizar o sistema e com a compreensão dos seus processos.

Fase 4 – Projeto Piloto

A execução de um piloto garante que os processos e cadastros configurados no novo sistema estejam gerando resultados alinhados com os objetivos da organização. Serve como teste das dificuldades que virão pela frente. A estratégia para definição da abrangência do projeto piloto varia de ciclo para ciclo.

Fase 5 - Implantação

Após haver uma clareza de que o sistema atende as necessidades do dia a dia, as pessoas estão treinadas e os cadastros estão concluídos e validados, é possível implantar efetivamente o sistema.

Fase 6 – Suporte Técnico Permanente

A fase pós-implantação serve para apoiar os usuários na utilização do sistema. Para esta fase deverá ser criada uma estrutura definitiva de apoio aos usuários.

» 5.3. Cronograma de Implantação

Um Cronograma de Implantação deverá ser definido e acompanhado em conjunto pelas partes.

» 5.4. Matriz de Responsabilidades e Profissionais e Recursos Alocados ao Projeto

A matriz de responsabilidades indica a parte responsável por cada etapa do projeto e também indica quem apoia o processo. Esta matriz será detalhada durante a elaboração do cronograma definitivo do projeto.

As partes deverão no início do projeto definir a alocação de profissionais e recursos necessários para a execução do projeto